生徒管理システム 使用者向けドキュメント

1. 概要

生徒の無断欠席ないしは授業全体の直前の休講を防ぐ目的(最終的には生徒の欠席をなるべく防ぐ目的)に，生徒全員の出欠を管理するためのシステムです．

• 各支援員さんに出欠を登録していただきます．
• 講師みんなが自分の授業の生徒みんなの出欠を把握できるようにします．
• また，生徒の欠席が揃い拠点全体が休講となった場合，該当授業の講師に休講連絡が行くようにします．
• また，生徒の欠席届があった時，保護者の方にメールが届くようにします．

支援員さんの登録

• 生徒の欠席が出たとき，各支援員さんは Googleフォームを使用して生徒の欠席を報告します．
• Googleフォームから報告されたものが１つのデータベースに集まり，プログラムによってそれぞれの授業のスプレッドシートの該当の生徒の該当の日付けのところに反映されます．
  • スプレッドシートに直接欠席を記入しないのは，スプレッドシートを操作できない支援員さんの方がいらっしゃるためです．全ての支援員さんにとって優しい Googleフォームによる報告に致しました．
• Googleフォームは全ての授業のためにそれぞれ用意されています．
• 反映するスプレッドシートは全ての授業のためにそれぞれ用意されています．

URLまとめサイトの存在

• 全授業のそれぞれの Googleフォーム(支援員さんが出欠を報告するために使用するもの)，それぞれのスプレッドシート(生徒の欠席を反映する閲覧用のもの)は，１つのサイトにまとめておきます．

2. システム使用方法 (授業の追加・生徒の追加)

年度の変わり目に全授業ぶん上のようなシステムを作ったり，授業が新しく増えたときに追加したり生徒を新たに加えたりってことですね．

元々プログラムとかファイルは作ってあるのでそれらを使って授業の追加とかを以下のようにお願いします．

使用するファイル一覧

新しいシステムのファイルはここにあります．

https://drive.google.com/drive/folders/1VsO7WXXb_7GfBRtJaklBBGXR-R1p604O

• template: 授業ごとにフォーム，シートを作成するためのテンプレートを保存しているフォルダ．
• form&ss: 授業ごとに作成されるフォーム，シートを保存するフォルダ．
• students_list: 生徒名簿．
• main_system: 支援員さんからの連絡を受け取ったり，システムの最初の構築を行ったりシステムのほとんどが実装されている大事なやつ．
• form&ss URL自動収集ツール: カレンダーを手作業で作成するときにURLを全て調べるのがめんどくさいんで自動でURLだけ収集するツールを作りました．ご使用ください．

2-1. 授業の追加

まず，授業の追加についてです．最初にまとめて授業を追加する場合，新規に1つずつ授業を追加する場合にご使用ください．

1.生徒名簿入力！

生徒名簿(students_list)に授業ごとに生徒を入力してください．

1. 上メニューにある「授業シートの追加」から授業のためのシートを追加してください．
   • 授業名は授業管理シートの「class」シートを確認しながら「(拠点名)_(学年教科)」となるようにしてください．そうすることで授業管理シートとリンクするようになっています．
   • 英数字は半角にしてください．また，授業管理シートに該当の授業名がない場合，作成できないようにしてあります．
2. シートが追加されたら，一行ごとに左から「拠点名，生徒名，(必要な人のみ)保護者のメールアドレス」となるように生徒を入力してください．

2.生成ボタンをクリック！

main_systemの上メニューにある「生徒管理システム」をクリック．該当の選択肢をクリック！

• 「生徒名簿から全ての授業のシステムを生成」ボタン: 最初にまとめて授業を追加するときにご使用ください．生徒名簿にある全ての授業に関してシステムを生成します．

• 「生徒名簿から特定の授業のシステムを生成」ボタン: 授業を新規に追加するときにご使用ください．追加する授業名を入力し，特定の授業に関してシステムを生成します．

3.日付け入力！

シートは生成されました，がしかし授業によって授業開始日が異なるので日付けは記入されていません．

授業の日付けの記入だけお願いします．

4.まとめサイト編集！

最後に閲覧用のまとめサイトにURLを打ち込みましょう．

form&ss URL自動収集ツールぜひご使用くださーい．見たら使い方わかります．

以上で完成です！

2-2. 生徒の追加

次に，生徒の追加についてです．既に生成した授業について新たに生徒を追加する際にご使用ください．

1.生徒の追加ボタンをクリック！

main_system の上メニューにある「生徒管理システム」の「生徒の追加」をクリック！

2.質問に答える！

その後，右画像のように質問が出てくるので追加したい授業名，拠点名，生徒名を質問に従って順番に答えてあげるだけです．

以上で追加完了です！

3. システムの挙動の簡易的説明

エラーなどを探すために内容を知っていると助けになると思うので，支援員さんから欠席報告を受けた時にシステムが実際にどういう挙動をしているかの簡単な説明を載せておきます．イメージ図は"1.概要"にあります．

1. 支援員さんがGoogle フォームを用いて欠席を報告.
2. main_systemに内容が届きます．(システム生成の際に main_systemに届くように紐づけされています．)
3. どのGoogleフォームから来たかを判断し，対応するスプレッドシートに接続します．(システム生成の際に全てのスプレッドシートをデータベースに登録してあります．)
4. 支援員さんの登録した日付け・生徒名から，該当する枠を検索し，「欠席」を入力して背景を黄色にします．(なので日付けがスプレッドシートに登録されていなければもちろん反映されません．)
5. 授業名，生徒名から students_list を検索し，保護者のアドレスが登録されていればメールを生成して送信します．
6. 欠席が登録された日程について全生徒の欠席を確認して授業が休講となった場合，担当講師に休講のメールを生成して送信します．その際，授業名と日付けから授業管理シートよりその授業を担当している講師を検索し，各講師に登録されているアドレスを使用します．(全体の休講だけでなく，拠点ごとの不参加についても判断していますが，現在はメールの送信を止めています．)